Dématérialisation des bulletins de paie dans le secteur privé : de nouveaux jalons en faveur de la transition numérique des entreprises

Décret du 16 décembre 2016 : dématérialisation des bulletins de paie et accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité

La dématérialisation des bulletins de paye n’est pas nouvelle. Elle a été autorisée par l’article 26 de la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures, mais à la double condition que le salarié y consente et que l’employeur garantisse l’intégrité des données. Cette autorisation a été complétée, en mai 2011, par la norme Afnor Z42-025 relative à la gestion du bulletin de paye électronique. Cependant, ce dispositif a été largement inexploité et n’a pas permis le développement attendu du bulletin de paye électronique.

 

C’est pourquoi un nouveau régime juridique, applicable à compter du 1er janvier 2017, a été mis en place par l’article 54 de la loi « El Khomri » du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels. Il a été complété par le décret du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité, pris après avis de la CNIL.

 

Ce nouveau régime autorise plus largement la dématérialisation, en affranchissant l’employeur de l’obligation de recueillir le consentement du salarié et en permettant au salarié d’accéder à ses bulletins de salaire dématérialisés via son Compte personnel d’activité (créé par la loi nouvelle). Toutefois, le salarié dispose du droit de s’opposer à cette dématérialisation, auquel cas l’employeur devra lui remettre ses bulletins de paye sous format papier (art. L.3243-2 du Code du travail). Autrement dit, en cas d’opposition de certains salariés, l’employeur devra gérer deux systèmes de remise des bulletins de paye, ce qui pourrait encore freiner la mise en place de cette dématérialisation (qui devraient permettre de réaliser des économies évaluées entre 10 et 32 centimes par bulletin de paye mais, surtout, de s’engager dans la transition numérique).

 

Différentes dispositions organisent le régime de cette dématérialisation.

 

D’une part, l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit gérer le système d’opposition reconnu aux salariés. En conséquence, il doit informer les salariés de leur droit d’opposition un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche. Quant au salarié, il pourra manifester son opposition à tout moment, et donc pas seulement après la délivrance de cette information. L’employeur devra alors prendre en compte cette opposition dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai maximum de trois mois suivant la notification de l’opposition du salarié (art. D.3243-7 du Code du travail).

 

D’autre part, l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit garantir l’intégrité des bulletins de paye et des données qu’il contient (art. L.3243-2 du Code du travail). Il devra donc veiller notamment à ce que le document ne soit pas modifiable.

 

Enfin, l’employeur (ou le prestataire agissant pour son compte) doit, tout en préservant la confidentialité des données (art. L.3243-2 du Code du travail), garantir l’accessibilité (art. R.3243-9 du Code du travail) et  la disponibilité des bulletins de paye soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié, ainsi que des modalités simples de récupération des bulletins de paye via le Compte personnel d’activité, dans un format électronique structuré et couramment utilisé (article D.3243-8 du Code du travail). En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paye en raison de la cessation d’activité de l’employeur (s’il assure lui-même la conservation des bulletins de paye électroniques) ou du prestataire assurant cette conservation pour le compte de l’employeur, les utilisateurs doivent être informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés (art. D.3243-8 du Code du travail).

 

Ces garanties dues par l’employeur, ou plus probablement par le prestataire de service qu’il choisira, illustrent le développement, déjà amorcé, d’une industrie de la dématérialisation, notamment via des tiers de confiance et des technologies robustes, avec lesquelles entrepreneurs et juristes vont devoir composer. Car comme le relèvent Maîtres Garance Mathias et Aline Alfer, « le rôle des tiers de confiance, les enjeux de pérennité, de conservation sont des réalités juridiques qui vont devenir notre quotidien (G. Mathias et A. Alfer, Dématérialisation, Bulletins de Paie : Quelle pratique ? Quel formalisme ?, Expertises des systèmes d’information, février 2017, p.71, spéc. p.72).

 

 

 

Annabel QUIN,

Maître de conférences à l’Université de Bretagne-Sud

Ancienne avocat au Barreau de Paris

 

 

 Mise en ligne: 04/05/2017

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